Rechtbank Limburg: van aantoonbaar beter moeten zoeken en vinden van 60 duizend documenten

Cornelis van der Sluis 18-01-2024
0 reacties

Ook hier weer een uitspraak met als belangrijk geschilpunt de wijze waarop is gezocht. Dit keer een voorbeeld dat de verzoeker aantoont dat er onvoldoende is gezocht.

Ook hier weer een uitspraak met als belangrijk geschilpunt de wijze waarop is gezocht. Dit keer een voorbeeld dat de verzoeker aantoont dat er onvoldoende is gezocht. Dat lukt de verzoeker – zeker als het verzoek evident te beperkt is opgevat en de verzoeker met een al beschikbaar document de te beperkte zoektocht kan aantonen (zie ook deze update). In deze uitspraak van de Rechtbank Limburg leidt een en ander tot de wijziging van de opbrengst van 11 items die digitaal zijn verstrekt tot uiteindelijk ruim 60.000 documenten en vervolgens weer in 4000 documenten.

Zoekslag-suggestie mét (te goed) resultaat

Ook hier slagen verzoekers er in om aan te tonen dat de zoektocht onvoldoende is geweest. Kennelijk was alleen een gemeentelijk archiefsysteem “Squit” onderzocht. Daarin wordt niet alles  – zoals correspondentie – opgeslagen aldus appellanten. Een en ander leverde ten aanzien van een 27-tal ontwikkelingen enkel stukken op die ofwel zijn gericht aan de gemeente ofwel aan de aanvrager. Allerlei ambtelijke advisering e.d. werd dus niet aangetroffen, en dat werd nu juist wel opgevraagd. Ook andere documentatie over afspraken en de reden van het gewijzigde beleid voor de huisvesting van arbeidsmigranten – het onderwerp van het verzoek – ontbrak. Een en ander wordt nader concreet onderbouwd met andere wel beschikbare informatie.

De rechtbank is al snel overtuigd van de juistheid van het argument dat te weinig is gezocht en gevonden. Verweerder wordt voor de zitting en na de zitting gevraagd om uitleg te geven en het ogenschijnlijke gebrek te herstellen. Met een concrete invulling van de zoekslag – met concrete termen, los te laten in alle beschikbare systemen – wordt de gemeente op pad gestuurd. Het resultaat is helder: meer dan 60.000 documenten worden aangetroffen.

Weer zoeken en ontdubbelen

Met een brief gedurende de procedure wijzigt de gemeente het besluit, zodat de rechtbank deze brief aanmerkt als herstelbesluit. In dat besluit wordt de 60.000 gereduceerd tot net geen 4000 documenten waarvan ruim de helft al openbaar is (dus niet onder de Woo vallend overigens) of al is verstrekt. Die nieuwe zoekslag blijft overeind ondanks kritiek van appellanten. Te meer omdat het was gericht op het ‘ontdubbelen’. Terecht merkt de rechtbank op dat dezelfde documenten niet allebei openbaar hoeven te worden gemaakt. In hoeverre is vastgesteld dat het ook dezelfde documenten betrof blijft in het midden.

Kennelijk verschrijven

Als een soort murphy’s law blijft vervolgens iedereen zich kennelijk verschrijven. De gemeente beroept zich ten onrechte op artikel 2, tweede lid, onder c (terwijl het toezichtsbelang kennelijk is bedoeld). De rechtbank maakt er vervolgens artikel 5, tweede lid, onder d, van de Woo van. Bedoeld is natuurlijk artikel 5.1, lid 2 onder d, zoals het tussenkopje in de uitspraak overigens wel terecht stelt.

De beperkte afweging van belangen in dat geval – alles werd geweigerd met een simpel beroep op voornoemde uitzondering – wordt volgens de rechtbank hersteld met een aanvullend schrijven.  Dat doet de rechtbank ogenschijnlijk redelijk gemakkelijk. De motivering dat sprake is van documenten over een lopend handhavingsdossier en dat (afgevallen) locaties zouden zijn te achterhalen is voldoende. Of dat terecht voldoende kan zijn om 1707 documenten integraal niet te verstrekken – in het licht van het beoordelen per onderdeel van een document – mag worden betwijfeld.

Over het bewaren, zoeken en vinden van documenten gaan we dieper in gesprek tijdens de training op 17 april.

Afbeeldingen

Bekijk ook

Blijf op de hoogte en meld je aan voor de nieuwsbrief  

Aanmelden

 

 


Contact

010 840 02 33
info@nkoo.nl

Postadres: Postbus 3107, 3003 AC, Rotterdam
Bezoekadres: Hofplein 20, 3032 AC, Rotterdam


 Agenda

 

{"tabBasic":{"type":"events","urlProtocol":"http://","useUpdatesFilter":false,"documentsDisplayType":"folders","twitterType":"username","twitterDisplayHeight":"800","listIcon":"icon-folder","topn":"3","orderBy":"contentPage_dateVisible DESC","targetBlank":true,"personaliseItems":false,"followingOnly":false,"autoHide":false,"showOnlyFollowedUsers":false,"showOnlyFollowingUsers":false,"autoRefresh":false},"pageFilter":{"usePageFilter":false},"layout":{"showDescription":true,"showDescriptionInList":false,"showEventDescription":false,"showEventImage":false,"showAuthor":true,"showUpdater":false,"showMore":false,"showUserOccupation":false,"showUserExpertise":false,"showUserOrganization":false,"showUserMemo":false,"showDate":true,"showImages":false,"carouselCount":"3","carouselShowImages":true,"carouselSlideshow":false,"carouselAutoPlay":false,"carouselDelay":"4000"},"options":{"showAge":false,"showPastItems":true,"showItemsPer":"month"}}

 

 

 

Cookie-instellingen